ড্যাশবোর্ড কি? ড্যাশবোর্ডের প্রয়োজনীয়তা
একটি সফটওয়্যারের সকল ফাংশন একটি নির্দিষ্ট জায়গায় সাজিয়ে রাখা হয়, যাতে ইউজার খুব সহজেই সফটওয়্যারের সকল ফাংশনগুলো এক জায়গায় পেয়ে যায়। যেই জায়গায় এই সকল ফাংশনগুলো সাজিয়ে রাখা হয়, তাকেই ড্যাশবোর্ড বলে।
ড্যাশবোর্ড সম্পর্কে তো জানতে পারলেন। কিন্তু একাউন্টে লগিন করে কিছুই বুঝতে পারছেন না? কোনো সমস্যা নেই, আপনার পাশে আছে আমাদের সম্পূর্ণ ইনভয়েস সফটওয়্যার টিম। ১নং ছবিতে, “Watch Invoice Tutorial” – সেকশনে ক্লিক করে স্টেপ বাই স্টেপ টিউটোরিয়াল দেখে সহজেই সমস্যার সমাধান করে ফেলুন।
এখানে ২নং ছবিতে দেখতে পাচ্ছেন, ড্যাশবোর্ডের একটি সামারি দেওয়া রয়েছে। ইনভয়েস সফটওয়্যারের সব ফাংশনালিটি এই ড্যাশবোর্ডে সামারি আকারে সাজিয়ে রাখা হয়েছে। এতে ইউজার খুব সহজেই ড্যাশবোর্ড থেকে তার প্রয়োজনীয় ফাংশনালিটি খুঁজে পেতে পারে। এখানে আমরা ড্যাশবোর্ডের সকল ফাংশনালিটি নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা করবো।
প্রথমেই আমরা ড্যাশবোর্ডের প্রোডাক্ট সেকশন নিয়ে আলোচনা করবো। ৩নং ছবির মার্ক করা প্রোডাক্ট সেকশনে ক্লিক করলেই আপনার প্রোডাক্টের লিস্ট দেখতে পাবেন। তবে আপনি যদি নতুন একাউন্ট তৈরি করে থাকেন এবং প্রোডাক্ট এড করে না থাকেন তাহলে, “Add New Product” – এ ক্লিক করে নতুন প্রোডাক্ট এড করতে পারবেন। একটি নতুন প্রোডাক্ট কিভাবে এড করতে হয়, এডিট করতে হয় এবং ডিলিট করতে হয়, তার স্টেপ বাই স্টেপ টিউটোরিয়াল এখানে দেওয়া আছে।
ইনভয়েস সফটওয়্যারে প্রোডাক্ট এড করার জন্য ৪নং ছবির দিকে লক্ষ্য করুন, ড্যাশবোর্ডের বাম পাশ থেকে মার্ক করা “Add Products” – এ ক্লিক করুন। প্রোডাক্ট ডিটেইলস দিয়ে ফর্ম ফিল আপ করুন এবং “Add New Product” বাটনে ক্লিক করুন। ব্যাস, খুব সহজ।
প্রোডাক্টের পাশাপাশি, ইনভয়েস সফটওয়্যারে কাস্টমারদের তালিকা তৈরি করা যাবে। একজন উদ্যোক্তা হিসেবে কাস্টমারদের সাথে নিয়মিত যোগাযোগ করার প্রয়োজন হয়। কিন্তু আপনার কাছে যদি কাস্টমারদের তালিকা না থাকে, অথবা খাতায় লিখে রেখেছিলেন সেটি হারিয়ে গেছে। তাহলে কাস্টমারদের সাথে যোগাযোগ করবেন কিভাবে? আপনি যদি আমাদের ইনভয়েস সফটওয়্যার ব্যবহার করেন, তাহলে কাস্টমারদের ইনফরমেশন আপনার হাতে থাকা স্মার্ট ফোনেই সংরক্ষণ করতে পারবেন। পৃথিবীর যেকোনো প্রান্তে বসেই কাস্টমারদের ডেটা এক্সেস করতে পারবেন। শুধু তাই নয়, এক ক্লিকের মাধ্যমে আপনার প্রোমোশনাল মেসেজ পৌছে যাবে সব কাস্টমারদের কাছে।
কাস্টমারদের তালিকা দেখার জন্য ড্যাশবোর্ডের বাম পাশ থেকে “Customers” – এ ক্লিক করলেই আপনার সামনে কাস্টমারদের তালিকা চলে আসবে। তবে আপনি যদি নতুন একাউন্ট তৈরি করে থাকেন, সেক্ষেত্রে প্রথমে কাস্টমারদের তালিকা এড করে নিতে হবে। কাস্টমার কিভাবে এড করতে হয়, ডিলেট করতে হয়, এবং তাঁদের তথ্য কিভাবে আপডেট করতে হয়। তার স্টেপ বাই স্টেপ টিউটোরিয়াল এখানে দেওয়া আছে।
৬নং ছবিতে লক্ষ্য করুন, এখানে ড্যাশবোর্ডের বাম পাশে “Order List” – অপশন রয়েছে। এখানে ক্লিক করলে ৬নং ছবির মত আপনার অর্ডারগুলোর একটি তালিকা দেখতে পাবেন। এছাড়াও আপনার অর্ডারটি এখন কি অবস্থায় আছে, সেটা জানতে “Status” ট্যাব লক্ষ্য করুন। এছাড়াও “Add New Order” – বাটনে ক্লিক করে নতুন অর্ডার তৈরি করতে পারবেন। একইসাথে, অর্ডার লিস্ট মাইক্রোসফট এক্সেল ফাইলে ডাউনলোড করতে পারবেন। কিভাবে নতুন অর্ডার এড করতে হয়, ডেলিভারি স্ট্যাটাস পরিবর্তন করতে হয় এবং অর্ডার মডিফাই করতে হয়। তার স্টেপ বাই স্টেপ টিউটোরিয়াল এখানে দেওয়া আছে।
৭নং ছবিটি লক্ষ্য করুন, ড্যাশবোর্ডের বাম পাশে “Create New Order” – অপশন রয়েছে। এখানে ক্লিক করে নতুন অর্ডার এড করতে পারবেন। নতুন অর্ডার এড করতে প্রথমেই আপনাকে কাস্টমার সিলেক্ট করে নিতে হবে। এখান থেকে সরাসরি ইনফরমেশন দিয়ে নতুন কাস্টমার এড করতে পারেন অথবা, আগে থেকেই কাস্টমার লিস্ট থেকে কাস্টমার সিলেক্ট করে নিতে পারেন।
কাস্টমারদের ইনফরমেশন আপডেট করে, ৮নং ছবির মত প্রোডাক্ট সিলেক্ট করে নতুন অর্ডার তৈরি করতে পারবেন। এছাড়াও এখানে রয়েছে একাধিক প্রোডাক্ট এড করার সুবিধা। কিভাবে পুরাতন কাস্টমার অথবা নতুন কাস্টমারদের তথ্য দিয়ে প্রোডাক্ট এড করতে হয়, এডিট করতে হয় এবং ডিলেট করতে হয়, তার স্টেপ বাই স্টেপ টিউটরিয়াল এখানে দেওয়া আছে।
একই সাথে একাধিক ইনভয়েস প্রিন্ট করতে ৯নং ছবিতে দেখানো সিলেক্ট অপশন থেকে যেকয়টি ইনভয়েস প্রিন্ট করতে চান, তা সিলেক্ট করুন। এর পর ছবিতে মার্ক করা “Print Invoice” – বাটনে ক্লিক করলেই সবগুলো ইনভয়েস একটি পিডিএফ ফাইলে জেনারেট হয়ে যাবে। কিভাবে ইনভয়েস ভিউ করতে হয়, প্রিন্ট এবং ডাউনলোড দিতে হয়, তার স্টেপ বাই স্টেপ টিউটোরিয়াল এখানে দেওয়া আছে।
হাতে সময় কম? কিন্তু দ্রুত অর্ডার এড করতে চাচ্ছেন? কোনো সমস্যা নেই, ১০নং ছবিতে লক্ষ্য করুন। ড্যাশবোর্ড থেকে “Instant Order” – বাটনে ক্লিক করে খুব সহজেই ইন্সট্যান্ট অর্ডারের লিস্ট দেখতে পাবেন। কিন্তু ইন্সট্যান্ট অর্ডার তৈরি করতে চাইলে “Add New Instant Order” – বাটনে ক্লিক করে ফর্ম ফিল আপ করার সাথে সাথেই ইন্সট্যান্ট অর্ডার তৈরি হয়ে যাবে। কিভাবে ইন্সট্যান্ট অর্ডার তৈরি করবেন, তার স্টেপ বাই স্টেপ টিউটোরিয়াল এখানে দেওয়া আছে।
কেমন হয়, যদি আপনার প্রতিদিনের সেলস রিপোর্ট একটি স্ক্রিনে আপনার সামনে দেখানো হয়? খাতা, কলম, ক্যালকুলেটরে হিসাবের কোনো ঝামেলা নেই। চিন্তা করেই স্বস্তি পাওয়ার মত একটি বিষয়। এখন থেকে ডেইলি সেলস রিপোর্ট নিয়ে আর কোনো ঝামেলা নয়। ১১নং ছবিতে লক্ষ্য করুন, ড্যাশবোর্ড থেকে “Reports” > “Daily Report” – এ ক্লিক করলেই আপনার স্ক্রিনে সারাদিনে কয়টি অর্ডার হয়েছে, কত টাকার সেলস হয়েছে, কয়টি প্রোডাক্ট সেল হয়েছে, কত টাকা প্রফিট হয়েছে এবং সারাদিনে কত টাকা খরচ হয়েছে, সব হিসেব একটি স্ক্রিনে গ্রাফসহ পেয়ে যাবেন। কিভাবে প্রতিদিনের সেলস রিপোর্ট দেখবেন, তার স্টেপ বাই স্টেপ টিউটোরিয়াল এখানে দেওয়া আছে।
শুধুমাত্র প্রতিদিন নয়, প্রতিমাসের সেলস রিপোর্ট দেখার সুযোগ রয়েছে আমাদের ইনভয়েস সফটওয়্যারে। প্রতিমাসের সেলস রিপোর্ট দেখার জন্য ১২নং ছবির দিকে লক্ষ্য করুন, ড্যাশবোর্ড থেকে “Reports” > “Monthly Report” – এ ক্লিক করুন। তাহলে প্রতিমাসের সেলস রিপোর্ট দেখতে পাবেন। ১২নং ছবিতে, ডিসেম্বর ২০২৩ সালের রিপোর্ট দেখানো হয়েছে। এখানে অর্ডার, কত টাকার প্রোডাক্ট সেল হয়েছে, কতগুলো প্রোডাক্ট সেল হয়েছে, ঐ মাসে কত খরচ হয়েছে, রিটার্ন কত ছিলো এবং প্রতি মাসের প্রফিট কত ছিলো সব কিছু একটি স্ক্রিনে সামারি আকারে দেখানো হয়েছে। এছাড়াও “Generate Report” – বাটনে ক্লিক করে প্রতিমাসের রিপোর্ট পিডিএফ ফরম্যাটে ডাউনলোড করতে পারবেন। কিভাবে মাস পরিবর্তন করে সেলস রিপোর্ট জেনারেট করবেন এবং পিডিএফ ফরম্যাটে ডাউনলোড করবেন, তার স্টেপ বাই স্টেপ টিউটোরিয়াল এখানে দেওয়া আছে।
প্রোডাক্টের পাশাপাশি আপনার ব্যবসার যাবতীয় খরচের হিসেব রাখুন ইনভয়েস সফটওয়্যারে খুব সহজেই। ১৩নং ছবির দিকে লক্ষ্য করুন, ড্যাশবোর্ড থেকে “Expense” > “Expense Lists” – এ ক্লিক করুন। তাহলেই আপনার সর্বমোট খরচ কত হয়েছে, গত মাসের খরচ কত ছিলো এবং এই মাসে এখন পর্যন্ত কত খরচ হয়েছে তার সামারি পেয়ে যাবেন। তবে এক্সপেন্স লিস্ট দেখতে হলে প্রথমেই আপনাকে এক্সপেন্স ক্যাটাগরি তৈরি করে নিতে হবে। তারপর ক্যাটাগরি অনুযায়ী “Add New Expense” – সেকশন থেকে এক্সপেন্স আপডেট করতে পারবেন। কিভাবে এক্সপেন্স ক্যাটাগরি তৈরি করে, এক্সপেন্সের লিস্ট আপডেট করবেন, তার স্টেপ বাই স্টেপ টিউটোরিয়াল এখানে দেওয়া আছে।
ক্যাটাগরি অনুযায়ী খরচের হিসাব রাখতে ইনভয়েস সফটওয়্যারে ক্যাটাগরি তৈরি করা আছে। আপনার সুবিধামত ক্যাটাগরি অনুযায়ী খুব সহজেই খরচের হিসেব রাখতে পারবেন। ক্যাটাগরি তৈরি করা ছাড়া এক্সপেন্স লিস্ট এড করতে পারবেন না। সুতরাং, এক্সপেন্স লিস্ট তৈরি করার আগে, প্রথমেই আপনাকে ক্যাটাগরি তৈরি করতে হবে। কিভাবে ক্যাটাগরি তৈরি করবেন, তার স্টেপ বাই স্টেপ টিউটোরিয়াল এখানে দেওয়া আছে।
একজন উদ্যোক্তা হিসেবে, নতুন বা পুরাতন কাস্টমারদেরকে প্রোমোশনাল SMS / প্রোডাক্টের বিভিন্ন অফার সম্পর্কে অবহিত করার জন্য SMS সেন্ড করার প্রয়োজন পরে। এক্ষেত্রে, ইনভয়েস সফটওয়্যারে আপনার সুবিধার জন্য সাশ্রয়ী মূল্যে ৫টি SMS – সার্ভিস প্যাকেজ অফার করছে, যাতে আপনার কাস্টমারদেরকে খুব সহজেই অফার SMS সেন্ড করতে পারেন।
আমাদের বিশেষত্ব
- সার্ভার ডাউনটাইম শূন্য
- একসাথে একাধিক SMS সেন্ড
- ইমিডিয়েট ডেলিভারি
- SMS ডেলিভারি রিপোর্ট
- SMS সেন্ড ফেইল নেই
জনাব, রাকিন সাহেব বিজয় দিবস উপলক্ষে সকল পণ্যের উপর ফ্ল্যাট ১৬% ডিস্কাউন্ট অফার চালু করেছে। এখন SMS – এর মাধ্যমে তার কাস্টমারদেরকে জানাতে চায়। তার কাস্টমারের সংখ্যা ২০০০ জন। একটি করে SMS করে ২০০০ কাস্টমারকে অফার সম্পর্কে জানাতে অফারের ডেট পার হয়ে যাবে। অন্যদিকে, জনাব মাহিদুল সাহেব আমাদের ইনভয়েস সফটওয়্যার ব্যবহার করে জাস্ট একবার মেসেজ লিখেই তার ৫০০০ কাস্টমারকে ৩০ সেকেন্ডের কম সময়ে অফার জানিয়ে দিয়েছে জাস্ট এক ক্লিকেই। এখন ডিসিশন আপনার। জনাব মাহিদুল সাহেবের মত স্মার্ট বিজনেস করতে চাইলে এখুনি আমাদের ইনভয়েস ব্যবহার করুন। সব কাস্টমারদেরকে এক ক্লিকে প্রমোশনাল মেসেজ সেন্ড করতে ১৬নং ছবিতে লক্ষ্য করুন। ড্যাশবোর্ড থেকে “Send SMS” – এ ক্লিক করে খুব সহজেই একসাথে সকল কাস্টমারকে SMS সেন্ড করে দিতে পারবেন। কিভাবে একসাথে সকল কাস্টমারদেরকে প্রমোশনাল / অফার SMS সেন্ড করবেন, তার স্টেপ বাই স্টেপ টিউটোরিয়াল এখানে দেওয়া আছে।
কাস্টমারকে সেন্ড করা SMS – এর ট্রাকিং রাখা জরুরী। কোন কাস্টমারকে কত বার SMS সেন্ড করা হয়েছে, কখন, কবে সেন্ড করা হয়েছে এবং কি মেসেজ সেন্ড করা হয়েছে তার সবই ট্র্যাক করে রাখে ইনভয়েস সফটওয়্যার। SMS হিস্টোরি দেখার জন্য, ১৭নং ছবির দিকে লক্ষ্য করুন। ড্যাশবোর্ড থেকে “SMS History” – এ ক্লিক করে খুব সহজেই কাস্টমারদেরকে সেন্ড করা SMS এর হিস্টোরি দেখতে পারবেন।
ইনভয়েস সফটওয়্যারে কোনো কিছু বুঝতে সমস্যা হচ্ছে? অথবা টেকনিক্যাল কোনো সমস্যায় পরেছেন? সমস্যার সমাধান পেতে টিকিট সাপোর্টে হেল্প নিন। ১৮নং ছবিতে লক্ষ্য করুন, ড্যাশবোর্ড থেকে “Tickets” > “Ticket List” – এ ক্লিক করুন। এখানে আপনার তৈরি করা সকল টিকিট লিস্ট দেখতে পাবেন। কিভাবে টিকিট তৈরি করবেন এবং সাপোর্ট থেকে হেল্প নেবেন, তার স্টেপ বাই স্টেপ টিউটরিয়াল এখানে দেওয়া আছে।
আপনার শপের তথ্য আপডেট করতে চাইলে, শপ সেটিংস থেকে আপডেট করতে পারবেন। এজন্য, ১৯নং ছবিতে লক্ষ্য করুন। ড্যাশবোর্ড থেকে, “Settings” > “Shops Settings” – এ ক্লিক করে শপের ছবি, ইনভয়েসের ডিজাইন, ওয়েবসাইট এবং ফেসবুক পেজ আপডেট করতে পারবেন।
অর্ডার সেটিংস থেকে অর্ডার নোট, অর্ডার ডেট এবং অল্টারনেটিভ নাম্বার “Hide / Show ” – করতে পারবেন। এজন্য ২০নং ছবিতে লক্ষ্য করুন। ড্যাশবোর্ড থেকে “Settings” > “Order Settings” – এ ক্লিক করুন। এখানে আপনার রিকয়ারমেন্ট অনুযায়ী, অর্ডার অপশন আপডেট করতে পারবেন।
পাঠাও কুরিয়ারে সাথে অটোমেটিক ইন্ট্রিগ্রেশন করে ইনভয়েস সফটওয়্যার ব্যবহার করতে পারবেন। এজন্য, ২১নং ছবিতে লক্ষ্য করুন। ড্যাশবোর্ড থেকে “Settings” > “Courier Settings” – এ ক্লিক করুন। এখানে, Courier API – ব্যবহার করে খুব সহজেই পাঠাও – এর সাথে আপনার শপটিকে ইন্টিগ্রেট করতে পারবেন। কিভাবে “Courier API” – ব্যবহার করে খুব সহজেই Pathao এবং SteadFast Courier এর সাথে ইনভয়েস সফটওয়্যার অটোমেটিক ইন্টিগ্রেট করবেন। তার স্টেপ বাই স্টেপ টিউটোরিয়াল এখানে দেওয়া আছে।
ইনভয়েস সফটওয়্যারে একাধিক কুরিয়ার যুক্ত করতে পারবেন খুব সহজেই। এজন্য ২২নং ছবিতে লক্ষ্য করুন। ড্যাশবোর্ড থেকে “Courier” – এ ক্লিক করুন। এখানে কুরিয়ার লিস্ট দেখতে পারবেন। এছাড়া ডেলিভারি চার্জ সেট করতে পারবেন। এজন্য কুরিয়ারে নামের পাশে থাকা “Action” – বাটনে ক্লিক করুন এবং ডান পাশে “COD Charge” – বক্সে আপনার সার্ভিস পার্সেন্ট সেট করে দিন।
ইনভয়েস সফটওয়্যার যার প্রয়োজন তার সাথে শেয়ার করে ইনভয়েস সফটওয়্যার থেকে কমিশনের মাধ্যমে অর্থ উপার্জন করুন। আপনার অ্যাফিলিয়েট লিংক থেকে কেউ ইনভয়েস সফটওয়্যার ক্রয় করলে আপনি পেয়ে যাবে ১০% কমিশন। এবং ৫০০ টাকা হয়ে গেলে ক্যাশ আউট করতে পারবেন। আপনার অ্যাফিলিয়েট লিংক পেতে ২৩ নং ছবিতে লক্ষ্য করুন। ড্যাশবোর্ড থেকে “Affiliate” – এ ক্লিক করুন। এখানে আপনার লিংক পেয়ে যাবেন। আপনার লিংকে কত বার ক্লিক হয়েছে, কতজন আপনার লিংক ব্যবহার করে একাউন্ট তৈরি করেছে এবং আপনার একাউন্ট ব্যালেন্স দেখতে পারবেন।
ইনভয়েস সফটওয়্যারে Point of Sale (POS) – ফিচার ব্যবহার করে ইনভয়েস তৈরি করতে পারবেন। এজন্য ২৪ নং ছবিতে লক্ষ্য করুন। ড্যাশবোর্ড থেকে “POS” – এ ক্লিক করলেই আলাদা একটি পেজ ওপেন হয়ে যাবে। এখানে “Product Code” – বক্সে আপনার প্রোডাক্টের কোড নাম্বার দিয়ে দিন এবং কাস্টমার সিলেক্ট করুন। প্রোডাক্ট এড করা শেষে কনফার্ম বাটনে ক্লিক করলেই আপনার POS তৈরি হয়ে যাবে।
আপনার শপটি যদি অনেক বড় হয়ে থাকে এবং ম্যানেজ করতে আপনি একা হিমশিম খেয়ে থাকেন। সেক্ষেত্রে, খুব সহজেই আপনার ইনভয়েস সফটওয়্যারে ম্যানেজার এড করতে পারবেন। ২৫ নং ছবিটি লক্ষ্য করুন। ড্যাশবোর্ড থেকে “Managers” – এ ক্লিক করুন। ডানপাশ থেকে “Add New Manager” – ফর্মটি ফিল আপ করে, ম্যানেজার এড করুন। এখন “All Manager List” – থেকে ম্যানেজারের ডানপাশে থাকা “Action” বাটনে ক্লিক করে ম্যানেজারের জন্য পার্মিশন সেট করে দিতে পারবেন।
